办公室文秘基本礼仪简介

    在办公室礼仪中文秘基本礼仪可以说是企业花精力重点关注的内容。办公室是一个单位的窗口，办公室工作人员的个人形象往往代表着一个单位的形象、一种行业的形象乃至地方政府的形象，特别是文秘工作人员。文秘部门是访客最先到达和最后达到的地方，给人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象，文秘部门和文秘人员的形象和礼仪展示直接影响着整个企业和单位。
    如果文秘部门环境优雅、关系融洽，文秘人员态度友好，办事认真，就会给访客留下良好的印象，使访客心目中树立起本机关、单位的良好形象，进而增进外单位与本机关、单位的业务往来。
    办公室文秘礼仪
    办公室文秘基本礼仪的作用
    文秘工作人员在各种工作场合当中，免不了和各种各样的人打交道。文秘自身的修养以及专业水准，在与人交往的过程中，都会通过自己的着装、仪态、言谈话语乃至奉一杯茶这样细节当中反映出来。礼仪是文秘应当自觉遵从的基本行为规范、行为准则和规范化的活动程序。文秘基本礼仪有以下作用：
    文秘礼仪是文秘工作人员塑造良好职业形象的方法和途径。
    文秘工作人员的形象，是文秘的容貌、着装、言行举止、待人接物的态度方式等所有能够展示给他人的一切表象综合在一起，留给他人的印象。这个印象，不仅代表着秘书个人是否“职业化”，还代表着文秘所在单位的团体形象。
    文秘办公室相处礼仪
    不论是学习还是运用文秘礼仪，关键是要懂得尊重为本，尊重在先，时时处处尊重所有的人。要尊重别人，首先要尊重自己，必须严于律己，自尊自爱。如果一个人对自己都不尊重，就不可能尊重别人。
    办公室文秘相处礼仪
    尊重自己的交往对象应当是一种自觉的、由衷的行为，包含着自己的德才学识和气度雅量，绝不是装出来的。对文秘工作人员而言，尊重上级意味着服从，尊重同事是一种本分，尊重下级是一种美德，尊重所有人是一种教养。
    与上级相处礼仪
    办公室文秘人员与上级相处时，很重要的一点就是尊重上级，摆正关系，一般来说，上级在下级面前都有保持一定尊严和权威的心理。文秘工作人员在与其相处时，不能目空一切，无视上级。文秘工作人员在与上级相处时，要注意以下几点：尊重上级的职权、维护上级的威信、尊重上级的工作业绩、理解上级工作的甘苦。
    与下级相处礼仪
    与下级相处要注意：
    第一、尊重下级，平等待人。尊重下级具体表现为领导虚心听取下级的意见，对于下级工作中的成绩给予实事求是的评估。
    第二、体察下情，关心和爱护下级。当下级有好的发展机会时，要尽量为下级争取；当下级在工作、生活中遇到困难时，设法帮助解决。
    第三、实事求是，公正处事。上级对下级应一视同仁，赏罚分明。上级对下级的公正评价，是上下级关系融洽的基础。言而有信，敢于承认错误和承担责任。
    与同事相处礼仪
    文秘与同事相处时需要注意：加强同事间的交流，主动与同事合作，并经常关心、帮助同事。谨慎对待赞扬和嘉奖。当受到赞扬时，不要洋洋自得，不妨夸夸其他一起共事的同事。正确对待同事的优点和成绩，对同事的优点给予真心实意的夸奖。欢迎同事强于自己，超过自己，勇于承认差距，虚心学习他人长处，并以此为动力，激励自己追赶并超过他们。
    文秘公共区域行为礼仪
    行走时快捷、右行、姿态挺拔、目视前方。
    非工作原因不在公共区域停留。
    上下楼梯时，不抢上抢下、打闹说笑。
    遇到客人和员工时，先向客人示礼，示礼时注目、微笑。
    员工到规定的员工动态公告板上表明去向和任务。
    文秘语言基本礼仪
    礼貌用语，特别是敬语是构成文秘工作人员文雅谈吐的重要组成部分，是展示谈话人风度与魅力必不可少的基本要素之一。使用敬语，是尊人与尊己相统一的重要手段。
    办公室文秘语言礼仪
    敬语，特别是常用敬语，主要在以下几个场景使用：
    相见道好——人们彼此相见时，开口问候：“您好！”“早上好”。在这里一个词至少向对方传达了三个意思：表示尊重，显示亲切，给予友情。同时也显示了自己三个特点：有教养、有风度、有礼貌。
    托事道请——人生在世，不可能“万事不求人”。有求于他人时，言语中冠以“请”字，会赢得对方理解、支持。
    偏劳道谢——在对方给与帮助、支持、关照，尊重、夸奖之后，最简洁、及时而有效的回应就是由衷地说一声“谢谢”。
    失礼致歉——现代社会，人际接触日益频繁，无论你多么谨慎，也难免有失礼于你的亲友、邻里、同事或其他人的时候。但倘若你在这类事情发生之后能及时真诚地说一声“对不起”，“打扰您了”，就会使对方趋怒的情绪得到缓解，化干戈为玉帛。
    除了以上四大类外，生活中还有许多敬语可展现社交人员的风度与魅力。如，拜托语言：“请多关照”、“承蒙关照”、“拜托”等；慰问语言：“辛苦了”、“您受累了”等；赞赏语言：“太好了！”、“真让我高兴”；同情语言：“真难为你了”、“您太苦了”等；挂念语言：“你现在还好吗？生活愉快吗？”；祝福语言：“一路顺风”等。
    文秘基本接待礼仪
    有人敲门，应回答“请进”，或到门口相迎；
    客人进来，应起立热情迎接。如果家中不够干净齐整，显得零乱，要做些必要的整理，并向客人致歉；
    敬茶须用双手端送，放在客人右边。如果夏天酷热，要递扇子，或开电扇；
    吃饭时来客，要热情地邀请客人一同进餐。客人吃过饭后应送上热毛巾，并另换热茶；
    接受客人礼品，应该道谢；
    向主人或客人介绍对方时，姓名职务必须逐字清楚，须先将年轻者向年长者介绍；
    客人来时，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家属陪着，然后再去干自己的事；
    客人坚持要回去，不要勉强挽留；
    送客要到大门外，走在长者后面；
    分手告别时，应说“再见”或“慢走”。